Theo đúng quy định của Pháp luật, các doanh nghiệp bắt buộc phải đăng ký mã số thuế cho người lao động có thu nhập từ tiền lương, tiền công trước khi quyết toán thuế. Vậy thủ tục doanh nghiệp đăng ký mã số thuế cho nhân viên như thế nào? Nếu chậm trễ sẽ bị xử phạt ra sao?
Tại khoản 3 Điều 33 Luật Quản lý thuế 2019 quy định về trách nhiệm đăng ký thuế của doanh nghiệp đối với người lao động như sau:
Căn cứ điểm a khoản 9 ĐIều 7 Thông tư 105/2020/TT-BTC quy định thủ tục đăng ký mã số thuế cho người lao động như sau:
Hồ sơ đăng ký thuế của cá nhân trong doanh nghiệp: Văn bản ủy quyền và một trong các giấy tờ của cá nhân gồm:
(1) Giấy ủy quyền đăng ký mã số thuế cá nhân;
(2) Bản sao căn cước công dân còn hiệu lực đối với cá nhân là người có quốc tịch Việt Nam; Đối với cá nhân là người có quốc tịch nước ngoài hoặc người có quốc tịch Việt Nam sinh sống tại nước ngoài cần có bản sao hộ chiếu và chú ý còn hiệu lực.
Trên thực tế hiện nay để đăng ký mã số thuế cá nhân cho người lao động, doanh nghiệp có thể thực hiện theo các cách được sử dụng phổ biến như:
Bước 1: Sử dụng tài khoản trên trang thuedientu.gdt.gov.vn và chữ ký số
Bước 2: Chọn tờ khai đăng ký thuế
Đăng nhập thành công vào hệ thống, xuất hiện giao diện chính của trang ⇨ Chọn vào chức năng “Đăng ký thuế” ⇨ Tiếp tục chọn “Đăng ký mới thay đổi thông tin của cá nhân qua CQT” ⇨ Chọn hồ sơ “05-ĐK-TH-TCT”.
Bước 3: Điền thông tin tờ khai đăng ký mã số thuế thu nhập cá nhân và nộp tờ khai
Bước 4: Tra cứu hồ sơ
Bước 1: Đăng nhập vào phần mềm HTKK bằng mã số thuế doanh nghiệp
Bước 2: Chọn tờ khai đăng ký
Bước 3: Nhập thông tin tờ khai
Tại khoản 3 Điều 33 Thông tư 105/2020/TT-BTC quy định về thời hạn đăng ký thuế lần đầu như sau: “Tổ chức, cá nhân chi trả thu nhập có trách nhiệm đăng ký thuế thay cho cá nhân có thu nhập chậm nhất là 10 ngày làm việc kể từ ngày phát sinh nghĩa vụ thuế trong trường hợp cá nhân chưa có mã số thuế; đăng ký thuế thay cho người phụ thuộc của người nộp thuế chậm nhất là 10 ngày làm việc kể từ ngày người nộp thuế đăng ký giảm trừ gia cảnh theo quy định của pháp luật trong trường hợp người phụ thuộc chưa có mã số thuế”.
Căn cứ theo quy định ở trên: Các tổ chức, cá nhân chi trả thu nhập cho người lao động cần có trách nhiệm đăng ký mã số thuế đối với các nhân viên chưa có mã số thuế trong thời gian chậm nhất là 10 ngày kể từ ngày phát sinh nghĩa vụ thuế.
Trường hợp công ty chưa thực hiện việc đăng ký mã số thuế cho nhân viên quá thời gian quy định của Pháp luật sẽ bị xử phạt theo đúng đúng quy định.
Xem thêm: cách tính thuế thu nhập cá nhân 2025
Căn cứ Điều 10 Nghị định 125/2020/NĐ-CP, mức xử phạt chậm đăng ký MST cá nhân được quy định như sau:
Mức phạt | Thời gian chậm đăng ký MST cá nhân cho người lao động |
Phạt cảnh cáo | Đăng ký thuế quá thời hạn từ 1 – 10 ngày, có tình tiết giảm nhẹ |
1.000.000 – 2.000.000 đồng | Đăng ký thuế quá thời hạn quy định từ 1 – 30 ngày (*) |
3.000.000 – 6.000.000 đồng | Đăng ký thuế quá thời hạn quy định từ 31 – 90 ngày |
6.000.000 – 10.000.000 đồng | Đăng ký thuế quá thời hạn quy định từ 91 ngày trở lên |
(*) Ngoại trừ các trường hợp được quy định tại Khoản 1 Điều 10.
Trên đây là thông tin hướng dẫn thủ tục doanh nghiệp đăng ký mã số thuế cho nhân viên, hi vọng từ đó sẽ giúp bạn đọc có thể thực hiện nhanh chóng công việc đăng ký, đồng thời việc nộp tờ khai sẽ trở nên dễ dàng hơn.