Viết sai mã số thuế có điều chỉnh được không? Cách xử lý như thế nào?

Không ít những doanh nghiệp đã bị sai mã số thuế trên hóa đơn điện tử khi tiến hành lập hoặc xuất hóa đơn. Vậy sai mã số thuế điều chỉnh được không? Bạn đọc đang thắc mắc về cách xử lý hóa đơn điện tử sai mã số thuế? Hãy cùng theo dõi bài viết dưới đây để biết cách giải quyết hiệu quả nhất.

Viết sai mã số thuế có được điều chỉnh không?

Sai mã số thuế trên hóa đơn điện tử là trường hợp mã số thuế được ghi trên hóa đơn và mã số thuế thực tế của người bán hay người mua không trùng khớp với nhau.

Vậy khi viết sai mã số thuế có được điều chỉnh không? Câu trả lời là CÓ. Theo đó những doanh nghiệp có thể điều chỉnh hóa đơn điện tử viết sai mã số thuế bằng cách lập văn bản thỏa thuận cùng với đó là lập hóa đơn thay thế mới.

Mặc dù vậy cần xác định được doanh nghiệp đang sử dụng hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế hay không có mã của cơ quan thuế, đồng thời cần tìm hiểu chính xác hóa đơn điện tử sai sót bên bán hoặc bên mua phát hiện hay do cơ quan thuế phát hiện để từ đó có cách khắc phục đúng, hiệu quả.

>>> Tra cứu mã số thuế doanh nghiệp, cập nhật mã số thuế để tránh những sai sót không đáng có

Viết sai mã số thuế hoàn toàn có thể thực hiện điều chỉnh được

Sai mã số thuế trên hóa đơn điện tử có nguy hiểm?

Việc ghi sai mã số thuế trên hóa đơn điện tử rất nguy hiểm và sẽ gây ra nhiều hậu quả nghiêm trọng, tuy nhiên sẽ còn tùy thuộc vào mức độ và từng tình huống cụ thể.

Những hóa đơn điện tử bị sai mã số thuế sẽ được xem là không hợp lệ về mặt pháp lý, như vậy sẽ dẫn đến việc không được khấu trừ thuế giá trị gia tăng hoặc không được ghi nhận chi phí hợp lệ cho doanh nghiệp. 

Bên cạnh đó những lỗi sai mã số thuế trên hóa đơn điện tử còn có thể dẫn đến việc hóa đơn bị cơ quan thuế bác bỏ và gây ra khó khăn trong quá trình kê khai thuế, nghiêm trọng hơn sẽ dẫn đến các hình thức xử phạt từ cơ quan quản lý thuế.

Khi hóa đơn bị sai mã số thuế, khách hàng có thể gặp phải khó khăn trong quá trình kê khai thuế hoặc ghi nhận chi phí. Chính điều này cũng có thể gây ra ảnh hưởng đến quan hệ hợp tác giữa các bên liên quan.

Có một số các trường hợp phát hiện sai sót, doanh nghiệp sẽ cần lập hóa đơn điều chỉnh hoặc thay thế làm tốn thêm nhiều thời gian và công sức.

Bởi vậy việc kiểm tra mã số thuế trước khi phát hành hóa đơn điện tử là việc làm vô cùng quan trọng, cả doanh nghiệp và cá nhân cần đảm bảo thông tin một cách chính xác nhất trên hóa đơn điện tử để hạn chế những rắc rối về thuế hoặc pháp lý sau này.

Các trường hợp sai mã số thuế trên hóa đơn điện tử

Thực tế hiện nay có rất nhiều trường hợp hóa đơn điện tử bị sai mã số thuế, cụ thể các trường hợp như:

• Mã số thuế không chính xác: Trên hóa đơn ghi mã số thuế sai hoàn toàn với mã số thuế của tổ chức, doanh nghiệp;
• Mã số thuế bị thiếu: Trên hóa đơn không ghi đầy đủ mã số thuế hoặc không ghi;
• Mã số thuế của người mua và người bán bị lẫn lộn: Mã số thuế của hai bên mua, bán bị ghi ngược nhau;
• Mã số thuế không hợp lệ do ghi không đúng định dạng hoặc không tồn tại;
• Sử dụng mã số thuế của đơn vị khác: Khi người lập hóa đơn vô tình hoặc có trường hợp cố ý ghi mã số thuế của doanh nghiệp, cá nhân khác không liên quan đến giao dịch;
• Sai mã số thuế do lỗi đánh máy: Một vài ký tự trong mã số thuế bị nhầm lẫn do quá trình nhập liệu như thừa một số hoặc nhập sai những ký tự đặc biệt;
• Ghi mã số thuế cũ hoặc mã số thuế đã bị thu hồi: Có những trường hợp doanh nghiệp đã thay đổi mã số thuế do tách doanh nghiệp hoặc sáp nhập, thay đổi tổ chức thì việc dùng mã số thuế cũ trên hóa đơn cũng bị coi là sai mã số thuế;
• Không cập nhật mã số thuế mới của đối tác: Trường hợp đối tác đã thay đổi mã số thuế, tuy nhiên khi lập hóa đơn lại không cập nhật thông tin mới nên dẫn đến tình trạng viết sai mã số thuế;
• Tự in hóa đơn hoặc do phần mềm hóa đơn bị lỗi không cập nhật đầy đủ dữ liệu cũng có thể dẫn đến tình trạng sai mã số thuế.

>>> Tìm hiểu chi tiết về thủ tục doanh nghiệp đăng ký mã số thuế cho nhân viên

Xử lý hóa đơn viết sai mã số thuế cần thực hiện đúng theo đúng quy định của Pháp luật

Cách xử lý hóa đơn viết sai mã số thuế 

Trường hợp các doanh nghiệp sử dụng hóa đơn điện tử ghi sai mã số thuế sẽ xử lý theo hướng dẫn tại Nghị định 119/2018/NĐ-CP và Thông tư 68/2019/TT-BTC cụ thể như:

• Người bán và người mua lập sẽ văn bản thỏa thuận và ghi rõ sai sót về mã số thuế;
• Người bán lập hóa đơn điện tử mới thay thế cho hóa đơn bị sai và gửi lại cho người mua. Tuy nhiên trên hóa đơn điện tử thay thế cần phải có dòng chữ “Thay thế cho hóa đơn số… ký hiệu… mẫu số…; ký hiệu hóa đơn…; số hóa đơn…; ngày/ tháng/ năm”.
• Người bán tiến hành lập và gửi thông báo hủy hóa đơn điện tử đến cơ quan thuế theo Mẫu số 04 ban hành theo đúng Nghị định số 119/2018/NĐ-CP và gửi dữ liệu hóa đơn điện tử đến Cơ quan thuế.

Đối với trường hợp doanh nghiệp sử dụng Hóa đơn có mã của Cơ quan thuế, người bán ghi sai mã số thuế trên hóa đơn sẽ thực hiện điều chỉnh bằng cách:

• Người bán gửi thông báo hủy hóa đơn điện tử theo Mẫu số 04 trong Phụ lục ban hành kèm theo Nghị định số 119/2018/NĐ-CP tới Cơ quan thuế;
• Tiếp đến cơ quan thuế sẽ cấp mã số mới thay thế cho hóa đơn đã lập sai. Bên bán sẽ lập hóa đơn mới thay thế cho hóa đơn sai và gửi đến bên mua;
• Nếu hóa đơn ghi sai mã số thuế đã được kê khai thuế sẽ cần thực hiện kê khai điều chỉnh theo đúng quy định của pháp luật về việc quản lý thuế và hóa đơn hiện hành.

Đối với trường hợp doanh nghiệp sử dụng hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế, hóa đơn điện tử ghi sai mã số thuế được phát hiện khi dữ liệu đã được gửi đến cơ quan thuế sẽ thực hiện xử lý bằng cách:

• Cơ quan thuế thực hiện gửi thông báo cho người bán về việc hóa đơn điện tử cần rà soát theo Mẫu số 05 (ban hành theo Nghị định số 119/2018/NĐ-CP) để người bán tiến hành rà soát;
• Bên bán sẽ có thời gian 2 ngày để lập thông báo hủy hóa đơn điện tử đúng mẫu số 04 trong Phụ lục ban hành kèm theo Nghị định số 119/2018/NĐ-CP để gửi tới cơ quan thuế;
• Sau đó hai bên bán, mua sẽ lập văn bản thỏa thuận lỗi sai mã số thuế đã xảy ra trong hóa đơn điện tử;
• Bên bán lập hóa đơn mới thay thế sau đó gửi cho bên mua theo đúng quy định pháp luật, đồng thời phải gửi lại dữ liệu hóa đơn điện tử đến Cơ quan thuế.

Thông tin bài viết ở trên bạn đọc đã nắm rõ hơn về việc: Sai mã số thuế có điều chỉnh được không? Đồng thời hướng dẫn cách xử lý sai mã số thuế trên hóa đơn điện tử chi tiết nhất.