Quy định về cách xuất hóa đơn cho cá nhân có mã số thuế 

Xuất hóa đơn cho cá nhân có mã số thuế sẽ cần đầy đủ những nội dung nào? Xuất hóa đơn cho cá nhân không có mã số thuế được không? Nhằm giúp bạn tìm hiểu chính xác về quy trình xuất hóa đơn theo đúng quy định và đảm bảo tuân thủ quy định Pháp luật, bài viết dưới đây sẽ chia sẻ chi tiết thông tin giải đáp thắc mắc ở trên.

1. Quy định cách xuất hóa đơn điện tử cho cá nhân/khách lẻ

Quy định cách xuất hóa đơn điện tử cho cá nhân/khách lẻ tại Khoản 7 Điều 3 Thông tư 26/2015/TT-BTC sửa đổi bổ sung cho Điều 16, Thông tư 32/2014/TT-BTC cụ thể:

• Trường hợp cung ứng hàng hóa dịch vụ có giá trị từ 200.000 VNĐ/ lần trở lên nếu khách hàng cá nhân không có nhu cầu lấy hóa đơn, hoặc không cung cấp thông tin. Người bán cần thực hiện lập hóa đơn điện tử và ghi rõ “người mua không lấy hóa đơn” hoặc “người mua không cung cấp thông tin về  tên, địa chỉ hay mã số thuế”;
• Trường hợp giá trị giao dịch bán hàng nhỏ hơn 200.000 đồng thì sẽ không cần phải lập hóa đơn theo từng lần nhưng kế toán sẽ cần lập chứng từ bảng kê bán lẻ hàng hóa. Như vậy cuối ngày sẽ căn cứ vào bảng kê xuất hóa đơn giá trị gia tăng hoặc hóa đơn bán lẻ. Mặc dù vậy khi giá trị của giao dịch bán hàng nhỏ hơn 200.000 đồng nhưng khách hàng yêu cầu lập hóa đơn thì kế toán vần cần phải lập hóa đơn và xuất cho khách hàng.

Có thể thấy rằng việc xuất hóa đơn cho người mua hoặc xuất hóa đơn cho tổ chức, cá nhân mua hàng đều là những nhiệm vụ quan trọng của kế toán doanh nghiệp, đặc biệt cần đảm bảo tuân thủ để doanh nghiệp đáp ứng được các quy định của pháp luật.

Nội dung hóa đơn xuất cho cá nhân bao gồm những gì?

2. Xuất hóa đơn cho cá nhân có mã số thuế 

Theo Điều 10 Nghị định 123/2020/NĐ-CP thì nội dung của hoá đơn điện tử bao gồm:

1. Tên hóa đơn, ký hiệu hóa đơn, ký hiệu mẫu số hóa đơn;
2. Tên liên hóa đơn áp dụng đối với hóa đơn do cơ quan thuế đặt in thực hiện theo hướng dẫn của Bộ Tài chính;
3. Số hóa đơn;
4. Tên, địa chỉ, mã số thuế của người bán;
5. Tên, địa chỉ, mã số thuế của người mua;
6. Tên, đơn vị tính, số lượng, đơn giá hàng hóa, dịch vụ; Thành tiền chưa có thuế giá trị gia tăng, thuế suất thuế giá trị gia tăng, tổng số tiền thuế giá trị gia tăng theo từng loại thuế suất, tổng cộng tiền thuế giá trị gia tăng, tổng tiền thanh toán đã có thuế giá trị gia tăng;
7. Chữ ký của người bán, chữ ký của người mua;
8. Thời điểm lập hóa đơn thực hiện theo hướng dẫn tại Điều 9 Nghị định 123/2020/NĐ-CP và được hiển thị theo định dạng ngày, tháng, năm của năm dương lịch;
9. Thời điểm ký số trên hóa đơn điện tử chính là thời điểm người bán, người mua dùng chữ ký số để ký trên hóa đơn điện tử và được hiển thị theo định dạng ngày, tháng, năm của lịch dương. Đối với những hóa đơn điện tử đã lập có thời điểm ký số trên hóa đơn chính là thời điểm lập hóa đơn;
10. Mã của cơ quan thuế đối với hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế theo quy định tại khoản 2 Điều 3 Nghị định này;
11. Phí, lệ phí thuộc ngân sách nhà nước, chiết khấu thương mại, khuyến mại (nếu có) theo hướng dẫn tại điểm e khoản 6 Điều này và các nội dung khác liên quan (nếu có);
12. Tên, mã số thuế của tổ chức nhận in hóa đơn đối với hóa đơn do cơ quan thuế đặt in;
13. Chữ viết, chữ số và đồng tiền thể hiện trên hóa đơn.

Cũng theo Điều 10, nghị định 123/2020/NĐ-CP, cụ thể tại khoản 14 có quy định 1 số trường hợp hóa đơn điện tử xuất cho khách hàng cá nhân không bắt buộc phải có đầy đủ nội dung:

Không bắt buộc phải có chữ ký điện tử của người mua trên hóa đơn điện tử, áp dụng cả với trường hợp lập hóa đơn điện tử khi bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ cho khách hàng ở nước ngoài:

• Hóa đơn điện tử của cơ quan thuế cấp theo từng lần phát sinh không bắt buộc phải có chữ ký số của người bán, người mua;
• Hóa đơn điện tử bán hàng tại siêu thị, trung tâm thương mại nhưng người mua lại là cá nhân không kinh doanh thì trên hóa đơn sẽ không bắt buộc phải có tên, địa chỉ và mã số thuế của người mua.

Hóa đơn điện tử bán xăng dầu cho khách hàng là những cá nhân không kinh doanh sẽ không bắt buộc phải có các nội dung:

• Tên hóa đơn, ký hiệu mẫu số hóa đơn;
• Ký hiệu hóa đơn, số hóa đơn;
• Tên, địa chỉ, mã số thuế của người mua, chữ ký điện tử của người mua;
• Chữ ký số, chữ ký điện tử của người bán, thuế suất thuế GTGT.

Hóa đơn điện tử là tem, vé, thẻ không bắt buộc phải có các nội dung:

• Chữ ký số của người bán (trừ trường hợp tem, vé, thẻ là hóa đơn điện tử do cơ quan thuế cấp mã);
• Tiêu thức người mua (tên, địa chỉ, mã số thuế);
• Tiền thuế, thuế suất thuế GTGT.

Chứng từ điện tử dịch vụ vận tải hàng được lập theo thông lệ quốc tế cho người mua là cá nhân không kinh doanh và không xuất qua website và hệ thống thương mại điện tử được xác định là hóa đơn điện tử thì trên hóa đơn không bắt buộc phải có các nội dung:

• Ký hiệu hóa đơn, ký hiệu mẫu hóa đơn;
• Số thứ tự hóa đơn;
• Thuế suất thuế giá trị gia tăng;
• Mã số thuế, địa chỉ người mua;
• Chữ ký số của người bán.

>>> Xem thêm: Cách tính thuế thu nhập cá nhân 2025

Tùy từng trường hợp mà trên hóa đơn xuất cho cá nhân mà không nhất thiết phải đầy đủ tất cả các nội dung

3. Xuất hóa đơn cho cá nhân không có mã số thuế được không?

Quy định tại Khoản 5 Điều 10 Nghị định 123/2020/NĐ-CP về việc ghi thông tin của người mua trên hóa đơn điện tử, theo đó:

– Nếu người mua là cơ sở kinh doanh có mã số thuế sẽ cần phải ghi đúng, đầy đủ tên, địa chỉ, mã số thuế của người mua theo đúng thông tin trên các loại giấy tờ như giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh, giấy chứng nhận đăng ký thuế, giấy chứng nhận đăng ký đầu tư….

– Trường hợp tên hay địa chỉ người mua quá dài thì trên hóa đơn điện tử kế toán có quyền viết tắt một số từ phổ biến như: “Phường” thành “P”; “Quận” thành “Q”, “Thành phố” thành “TP”, “Cổ phần” là “CP”, “Việt Nam” thành “VN”, “khu công nghiệp” thành “KCN”, “sản xuất” thành “SX” hoặc “Trách nhiệm Hữu hạn” thành “TNHH”, “Chi nhánh” thành “CN”….

– Nếu người mua là cá nhân không có mã số thuế thì trên hóa đơn điện tử không bắt buộc phải điền mã số thuế của khách hàng.

+ Có một số trường hợp đặc thù khi cung cấp hàng hóa, dịch vụ cho người mua là cá nhân trên hóa đơn không bắt buộc phải có nội dung tên, địa chỉ của người mua;

+ Nếu người mua là khách nước ngoài đến Việt Nam có thể thay thế địa chỉ bằng số hộ chiếu hoặc giấy tờ xuất nhập cảnh của khách nước ngoài.

4. Mức xử phạt khi không lập hóa đơn bán hàng hóa, dịch vụ  

Theo quy định hiện hành, mức xử phạt đối với hành vi không lập hóa đơn bán hàng hóa, dịch vụ có giá trị từ 200.00 đồng trở lên, như sau:

• Phạt tiền từ 4~8 triệu đồng đối với một trong các hành vi (Theo Khoản 4, Điều 24, Nghị định 125/2020/NĐ-CP: Lập hóa đơn nhưng không giao cho người mua, trừ trường hợp trên hóa đơn ghi rõ người mua không lấy hóa đơn hoặc hóa đơn được lập theo bảng kê;
• Phạt tiền từ 10~20 triệu đồng đối với hành vi không lập hóa đơn khi bán hàng hóa, dịch vụ có giá trị thanh toán từ 200.000 đồng trở lên cho người mua theo quy định. Cùng với việc bị xử phạt, tổ chức, cá nhân kinh doanh phải lập hóa đơn giao cho người mua.” (Theo Khoản 5, Điều 24, Nghị định 125/2020/NĐ-CP).

Trên đây tracuumasothue đã giải đáp thắc mắc của nhiều đơn vị về hướng dẫn xuất hóa đơn cho cá nhân. Hy vọng những thông tin trên hữu ích với quý bạn đọc